Comment avoir un ordinateur bien organisé en 5 étapes

Avec les nouveaux moteurs de recherche, on peut penser qu'il est devenu inutile et obsolète de classer les documents. En utilisant les bons mots-clés, on devrait récupérer rapidement les fichiers désirés.

Toutefois, il faut que les mots aient été utilisé à la création (ou modification) dudit fichier. Si en plus, vous devez transmettre des documents à un collaborateur ou une assistante, si ces fichiers ne sont pas bien nommés, on risque de s'y perdre rapidement. Je vous donne ici quelques conseils simples et rapides pour que votre ordinateur soit bien rangé.

D’abord un peu de vocabulaire :

Plan de classification
et arborescence

Un plan de classement est un outil d'organisation des documents. C'est une sorte de carte pour ne pas se perdre dans les dossiers.

Dossier et sous dossier

Un dossier c’est tout simplement un endroit de rangement de nos fichiers informatiques. Comme les chemises et les sous chemises. C'est la version numérique des boîtes de classement

Fichier et extension

Un fichier est un document. Selon son extension *.jpg ou *.doc, l'ordinateur saura quel logiciel utiliser pour le lire.

Maintenant, passons à la pratique

1. Identifier les types de documents

Avant de commencer à trier, classer ou supprimer, il faut identifier les types de documents que vous devez ranger.

Avez-vous une majorité de photos ou de vidéos ? Ou avez-vous une majorité de documents textes ou tableur ? Ou ce sont plutôt des fichiers pdf ?

Est-ce que vous avez plutôt des factures, des devis, des plans ? Selon votre métier, votre passion ou votre besoin, savoir identifier quels sont vos documents à classer vous permettra d'avoir une base pour votre plan de classement. Regroupez les documents ensemble. Les devis avec les devis, les factures avec les factures, les tableaux de bord ensemble

2. Supprimez les fichiers en double

En ayant regroupé les fichiers, vous vous rendrez compte que vous avez plusieurs versions d'un fichier.

Soit c'est un projet en cours et vous en avez plusieurs versions selon son avancement. D'ailleurs, si vous souhaitez conserver une "trace" de sa progression, je vous propose de l'enregistrer comme ceci :

• roman version 1 - 16-05-2011

• roman version 2 - 03-06-2011

Windows ne limites les noms de fichiers à 32767 caractères. Donc vous pouvez vous lâcher sur le nom de vos fichiers.

Ensuite, il arrive que l’on enregistre un même fichier à plusieurs endroits différents ou que l’on télécharge une pièce jointe ou un document plusieurs fois. Ces copies inutiles encombrent et prennent de la mémoire sur votre ordinateur. Un bon moyen de commencer à organiser votre ordinateur est de supprimer tous les fichiers en double, voire en triple.

3. Créez des dossiers généraux et des sous-dossiers

Les dossiers sont indispensables pour organiser vos documents et les retrouver facilement. Il existe plusieurs façons de structurer vos dossiers.

Réfléchissez à l'envers, vous pourrez ensuite créer des dossiers selon votre besoin. Préférez que vos devis soient tous au même endroit ou préférez-vous un classement chronologique ?

Je m'explique :

Soit vous regroupez les devis, factures, photos et plans par année : 2020, 2021, etc.

• 2020

  • factures

    • client a

    • client b

  • devis

  • plans

• 2021

  • factures

    • client a

    • client b

  • devis

  • …

Soit vous regroupez par types

• factures

  • 2020

  • 2021

• devis

  • 2020

  • 2021

• photos

  • 2020

  • 2021

• plans

  • 2020

  • 2021

Vous pouvez aussi regrouper par client ou par projet. C'est un moyen simple de retrouver tous les documents en lien avec un projet ou un client.

A vous de déterminer quelle méthode fonctionne le mieux avec votre manière de travailler. Vous pouvez demander conseil à votre secrétaire ou à vos collaborateurs, vous n'avez peut-être pas la même façon de voir.

Une fois que vous avez rangé vos fichiers dans les différents dossiers généraux que vous avez créés, vous allez pouvoir les organiser en sous-dossiers.

4. Nommez correctement vos dossiers et documents

Windows classe les fichiers et les dossiers d'abord par symbole. (attention, on évite : \ / : * ? " <>|) puis par numéro de 0 à 9 puis par ordre alphabétique. Donc pour s'y retrouver on peut utiliser la méthode suivante : ⁠

• 2020-07-Fac001-Tartempion⁠

• 2021-01-Dev001-Bidule.⁠

⁠Où, 2020 correspond à l'année, 07 au mois et ensuite vous avez le numéro de la facture ou du devis puis le nom du client. De même pour l'autre fichier. Ce classement vous permettra d'y voir plus clair et de pouvoir visualiser d'un coup d'œil les documents d'une année ou d'un mois en particulier.⁠

Cela peut paraître évident, mais il est essentiel de nommer de façon précise vos fichiers afin qu’ils soient faciles à trouver lorsque vous faites une recherche sur votre ordinateur.

Vous pouvez répéter les noms de dossiers dans les fichiers. Par exemple, si vous créer un dossier pour le fournisseur ALGECO mais que vous mettez ensuite juste "facture-00250" comme nom de fichier, vous devrez ouvrir le fichier pour savoir ce que contient ce fichier. Alors que si vous mettez : facture-00250-Algeco-07-2021. Vous aurez toutes les informations d'un seul coup d'œil. Cela vous facilitera la vie ainsi que celle de vos collaborateurs.

Vous devez nommer soigneusement et simplement vos dossiers afin de savoir immédiatement ce qu’ils contiennent et évitez les abréviations que vous risquez d’oublier. Comme dit précédemment, vous pouvez vous lâcher sur les noms de vos dossiers, Windows vous le permet

5. Archivez les documents dont vous n’avez plus besoin

Si vous avez terminé l’un de vos projets, vous pouvez déplacer tout le dossier contenant tous les documents liés à ce projet dans un dossier appelé « Archives ». Il n’est pas question de supprimer les dossiers de vos anciens projets car vous pouvez toujours avoir besoin d’y jeter un œil pour vous aider sur un projet similaire.

De même, si vous classez par années, vous pourrez archiver les dossiers plus anciens.

Vous pouvez conserver le dossier « Archives » sur votre ordinateur ou l’enregistrer sur un serveur externe. De même si vous classez vos dossiers sur le cloud, cela vous permettra de libérez de l'espace pour y mettre de nouveaux projets

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