Pourquoi faire appel à une une seconde assistante ?
Si vous travaillez déjà avec une secrétaire efficace, il peut être difficile de comprendre la nécessité d'engager une seconde assistante.
Ci-dessous, je présente quelques situations dans lesquelles le recours à une assistante indépendante peut permettre d'économiser du temps, à la fois pour vous, entrepreneur, et pour votre assistante actuelle.
Le classement et l’archivage
La gestion des documents et leur archivage sont parmi les tâches administratives les plus chronophages.
Si cette tâche n'est pas effectuée régulièrement, les documents, classeurs, boîtes et dossiers peuvent rapidement déborder et s'accumuler. Une fois par an vous pouvez décharger votre secrétaire de cette tâche et la confier à une assistante externe. Parfois un oeil différent peut aider à classer et organiser.
Les ressources humaines
Un autre domaine nécessitant des compétences spécifiques. Vous pouvez solliciter une assistante indépendante maîtrisant ce domaine pour obtenir des conseils, voire lui confier la gestion à long terme des ressources humaines. Même si vous faites appel à votre expert comptable pour la réalisation des bulletins de paie, ce n’est pas lui qui vous rappellera vos droits et obligations que ce soit en terme de médecine du travail, formation ou congés obligatoires (payés ou ceux prévus dans votre convention collective pour évenements familiaux)
En dehors de la période de paie, quels sont les moments où vous pourriez avoir besoin de conseils en ressources humaines ? Ne serait-il pas judicieux de recourir à une assistante externe pour libérer votre assistante actuelle afin qu'elle puisse se concentrer sur ses missions habituelles ?
Les relances téléphoniques
Enfin, une autre tâche extrêmement chronophage concerne les relances téléphoniques. Entre les clients ayant demandé un devis à rappeler pour connaître leur décision, et ceux n'ayant toujours pas réglé la totalité de la facture, cela peut rapidement générer de nombreux appels. Pouvez vous estimer le temps que passe votre secrétaire à effectuer ces relances ? Votre secrétaire a peut être déjà beaucoup de tâches à accomplir comme renégocier les tarifs avec votre assureur ou vos fournisseurs ma. Déléguer la responsabilité de relancer les clients existants ou potentiels pourrait véritablement contribuer à l'efficacité globale de l'entreprise.
Gestion de l'agenda et des rendez-vous
La planification d'agenda peut rapidement devenir complexe, surtout si votre entreprise connaît une croissance. Une seconde assistante pourrait se concentrer sur l'organisation des rendez-vous, des réunions et des événements, libérant ainsi du temps pour vous et votre assistante principale.
Communication et réseaux sociaux
La gestion de la communication et des réseaux sociaux est cruciale dans le monde d'aujourd'hui. Une assistante spécialisée dans ce domaine pourrait prendre en charge la rédaction de contenus, la réponse aux messages, et le maintien d'une présence en ligne, permettant à votre équipe de rester connectée sans sacrifier d'autres responsabilités
Soutien administratif temporaire
Enfin, en période de surcharge de travail ou de projets spécifiques, une seconde assistante indépendante peut être une ressource précieuse. Elle peut intervenir temporairement pour alléger la charge de travail et garantir que toutes les tâches administratives sont traitées efficacement.
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