Comment travailler avec une secrétaire indépendante ?
Quel que soit votre domaine d’activité, cela peut être d’un grand soutien de pouvoir compter sur une secrétaire assistante pour la délégation de certaines missions. Face aux ravages du coronavirus dans le monde économique, engager une secrétaire à distance peut être la décision qui va permettre aux entreprises de ne pas dépérir et de garder le rythme.
Engager une secrétaire à distance : à quoi s’attendre ?
Le secrétariat à distance constitue l’une des options les plus intéressantes pour tout entrepreneur qui souhaite développer son activité. Cependant, il n’est pas impératif que vous preniez une assistante à temps plein, surtout si les missions à confier ne sont pas si nombreuses.
L’externalisation des tâches s’avère particulièrement bénéfique dans cette optique. Le fait d’engager une secrétaire à distance vous permet de la rémunérer selon la quantité de travail que vous demandez.
Voici ce qu’une secrétaire externalisée peut faire pour booster le développement de votre entreprise :
Télésecrétariat : rédaction de documents organisationnels, gestion d’emploi du temps
Gestion des appels téléphoniques et mailing : réception, accueil et fidélisation de la clientèle
Aide avec la comptabilité, gestion de la paie des salariés
Tâches administratives et organisationnelles
Création et gestion de base de données
Comment cela fonctionne ?
Après un premier rendez-vous physique ou virtuel, vous et l’assistante vous mettrez d’accord sur les tâches à réaliser :
Rappeler les clients qui ont demandé un devis,
Rappeler les clients qui n’ont pas encore réglé les factures
Organiser votre planning de chantier ou de rendez vous
Organiser votre gestion de trésorerie et faire le lien avec votre comptable.
Nous sommes dans un monde où tout ou presque est dématérialisé. Hormis quelques organismes qui vous envoie encore du courrier, la plupart des factures fournisseurs ou clients sont dématérialisés.
Il sera assez facile dès lors de mettre en place une “bannette” électronique ou de lui confier l’accès à votre boîte mail afin qu’elle puisse récupérer les documents nécessaires à la bonne exécution des tâches.
Vous pourrez aussi prévoir un rendez-vous mensuel ou bimensuel pour procéder à l’échange de documents papier si c’est vraiment nécessaire. D’ailleurs ce rendez-vous vous permettra de faire le point sur les différentes tâches et missions que vous lui aviez confiées et vérifier son avancement.
Encore dubitatif ?
Alors pourquoi ne pas opter pour une secrétaire indépendante hybride ? Elle pourra travailler dans vos locaux sur une partie des tâches que vous lui confiez et une autre partie se fera à distance.
De plus, quand il faudra rappeler les clients ou les fournisseurs, les horaires où la secrétaire sera dans vos locaux ne correspondra pas forcément. Les clients ne sont pas tous retraités ou collés à leur téléphone attendant votre appel. Ils sont plus facilement joignables en fin de journée et votre secrétaire pourra les appeler à des moments plus judicieux.
Enfin, comme une assistante administrative n’est pas un salarié, vous pouvez toujours faire un essai. Pour moi, essayer le secrétariat externalisé c’est forcément l’adopter mais tout dépend des caractères et des besoins.
Prêt à passer le cap ?
Les secrétaires ne sont pas réservés aux plus grands, faites vous seconder pour faire grandir votre entreprise
Prenez rendez vous pour parler de tes projets, je serai ravie de vous aider !
